CONOSCERE
GLI OBBLIGHI.
GOVERNARE LA CONFORMITÀ.
ISO 37301 trasforma la compliance da insieme di adempimenti separati a sistema di gestione: obblighi, rischi, responsabilità, controlli, cultura, monitoraggio e miglioramento continuo.
La compliance non è un ufficio isolato.
ISO 37301 specifica requisiti e linee guida per stabilire, sviluppare, implementare, valutare, mantenere e migliorare un efficace Compliance Management System.
Il sistema consente di organizzare in modo strutturato la gestione degli obblighi che interessano l'Organizzazione, collegandoli ai processi nei quali devono essere rispettati.
Identificare e mantenere aggiornati i requisiti rilevanti per l'Organizzazione.
Attribuire ownership, responsabilità, poteri e livelli di controllo.
Controlli, registrazioni, monitoraggi, audit e informazioni verificabili.
Prima di controllare, devi sapere cosa controllare.
Il punto di partenza è l'identificazione degli obblighi e degli impegni rilevanti per attività, prodotti, servizi, contratti e contesto dell'Organizzazione.
Requisiti cogenti.
Normativa, regolamenti, autorizzazioni, provvedimenti e altri obblighi applicabili.
Obblighi contrattuali.
Impegni assunti con clienti, fornitori, partner, committenti e altri soggetti.
Impegni volontari.
Standard, politiche, codici, certificazioni e altri impegni assunti volontariamente.
Regole interne.
Procedure, deleghe, policy, codici e decisioni che l'Organizzazione deve applicare.
Conoscere l'obbligo. Poi capire dove può essere violato.
La compliance diventa realmente gestibile quando gli obblighi vengono collegati ai processi, alle attività e ai rischi di mancato rispetto.
Obbligo.
Quale requisito deve essere rispettato?
Processo.
Dove, quando e attraverso quale attività si applica?
Rischio.
Come potrebbe verificarsi la non conformità?
Controllo.
Quale presidio riduce o intercetta il rischio?
Evidenza.
Come dimostriamo che il controllo è stato applicato?
Dalla norma alla gestione quotidiana.
Il sistema deve creare un ciclo continuo nel quale le informazioni vengono identificate, tradotte in controlli, monitorate e riesaminate.
Identificare.
Obblighi, stakeholder, contesto e requisiti applicabili.
Mappare.
Collegare gli obblighi ai processi e alle responsabilità.
Valutare.
Analizzare rischi, cause, conseguenze e controlli esistenti.
Controllare.
Definire procedure, presidi, autorizzazioni ed evidenze.
Monitorare.
KPI, verifiche, segnalazioni, audit e compliance review.
Migliorare.
Rilievi, azioni correttive, riesame e aggiornamento.
Una regola è più forte quando le persone capiscono perché esiste.
ISO 37301 non riduce la compliance alla sola conoscenza degli obblighi. Leadership, valori, comportamenti, comunicazione e responsabilità contribuiscono alla costruzione di una cultura orientata alla conformità.
La compliance deve avere una responsabilità chiara.
Il sistema deve identificare funzioni, ruoli e responsabilità necessarie per presidiare la compliance e supportare la governance nelle decisioni e nel monitoraggio.
La configurazione concreta può cambiare in funzione di dimensione, struttura e complessità dell'Organizzazione, ma responsabilità e autorità devono essere chiare.
Interpretare obblighi e supportare le funzioni operative.
Valutare andamento, indicatori e criticità.
Portare alla governance informazioni rilevanti e tempestive.
La compliance deve consentire anche di parlare.
Un sistema efficace deve poter intercettare dubbi, segnalazioni, possibili violazioni e comportamenti non coerenti con gli obblighi dell'Organizzazione.
L'informazione ricevuta deve essere gestita attraverso responsabilità, valutazioni e processi proporzionati alla natura del caso.
Canali e modalità conosciuti e accessibili.
Analisi della rilevanza e gestione dell'escalation.
Approfondimenti, azioni, rimedio e follow-up.
La compliance non si presume. Si monitora.
Un sistema maturo deve produrre informazioni sufficienti per comprendere se i controlli stanno funzionando e dove sia necessario intervenire.
Indicatori.
Scadenze, rilievi, eventi, segnalazioni e altri dati utili alla governance.
Verifiche.
Campionamenti e controlli sull'applicazione dei presidi.
Audit interno.
Valutare conformità, implementazione ed efficacia del sistema.
Riesame.
Portare alla Direzione risultati, cambiamenti, criticità e opportunità.
Compliance e Climate Action.
ISO 37301:2021 è stata integrata nel 2024 con l'Amendment 1 dedicato ai Climate action changes.
Il sistema deve quindi considerare il cambiamento climatico nell'analisi del contesto e delle esigenze delle parti interessate quando pertinente alla capacità dell'Organizzazione di conseguire i risultati attesi del Compliance Management System.
Valutare se il cambiamento climatico rappresenta un tema rilevante per il sistema.
Considerare eventuali requisiti ed esigenze pertinenti delle parti interessate.
ISO 37301, ISO 37001 e Modello 231. Tre strumenti. Tre funzioni diverse.
Una governance evoluta può integrare più sistemi senza confonderne finalità, perimetri e responsabilità.
Compliance.
Governare l'insieme degli obblighi di compliance, dei relativi rischi e dei controlli dell'Organizzazione.
Anti-Bribery.
Concentrare l'attenzione sul rischio di corruzione, sulla due diligence e sui relativi presidi preventivi.
Responsabilità dell'Ente.
Gestire il rischio dei reati presupposto attraverso Modello, protocolli, OdV e vigilanza.
Implementare e certificare sono due ruoli diversi.
ISO 37301 è uno standard di sistema di gestione contenente requisiti utilizzabili per una valutazione di conformità di terza parte.
ZeroLAB può supportare l'Organizzazione nella progettazione, implementazione, formazione, audit interno e preparazione alla certificazione.
La certificazione è invece svolta da un Organismo di Certificazione terzo e indipendente.
La compliance certificabile e integrata.
Un approfondimento ZeroLAB dedicato alla ISO 37301 e al suo ruolo nella costruzione di una governance più integrata, verificabile e orientata alla cultura della conformità.
Dall'obbligo al controllo verificabile.
Possiamo supportare la progettazione di un nuovo Compliance Management System, la sua integrazione con sistemi già esistenti oppure il rafforzamento di singoli processi di compliance.
Costruiamo sistemi nei quali obblighi, rischi, responsabilità, controlli ed evidenze possano essere ricostruiti e verificati con chiarezza.
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